Ako pracovať efektívnejšie ?

25.10.2019 00:00

V súčasnej dobe je zvládnutie pracovného tlaku skutočne náročné. Každý, kto má prácu na plný úväzok vie, že priemerný pracovný deň nemusí byť dostatočne dlhý na to, aby vykonal všetko, čo mal naplánované. Bez ohľadu na pozíciu v práci alebo odvetvie, často Vám nezostáva dosť času na všetko a môžete mať pocit, že zaostávate pozadu. Vaša produktivita sa však môže výrazne zlepšiť prijatím návykov, ktoré Vám pomôžu pracovať efektívnejšie.

Efektívny pracovník využíva každú minútu dňa, pričom primárne venuje pozornosť najdôležitejším úlohám. Práve pracovať inteligentnejšie znamená dosahovanie lepších výsledkov pri čo najmenšom plytvaní časom a energiou.  Efektívnosť v práci nielenže zlepší Vašu produktivitu a získa vám tak body u šéfa, ale taktiež  zvýši vašu celkovú spokojnosť. Namiesto toho aby ste práci venovali hodiny navyše, skúste sa sústrediť na to, na čom skutočne záleží a to tak, že začnete uplatňovať týchto 5 jednoduchých postupov. 

 

1. Udržujte si čistý a usporiadaný pracovný priestor

Dosiahnutie vysokej efektívnosti práce môže byť niekedy také jednoduché, ako odstránenie neporiadku z Vášho pracovného stola. Ak neustále hľadáte konkrétne nástroje alebo dokumenty v kopách neporiadku, strácate tým váš drahocenný čas a zbytočne sa rozptyľujete. Položky, ktoré denne používate, uchovávajte v blízkosti vášho dosahu, všetko ostatné by sa malo vrhnúť na miesto, mimo toho Vášho pracovného.

Ak pracujete v kancelárii, usporiadajte si kancelárske priestory a písací stôl tak, aby ste mohli rýchlo a ľahko nájsť všetko, čo potrebujete k práci. Úradníci a iní pracovníci, ktorí manipulujú s veľkým počtom dokumentov, by si mali vytvoriť logické a organizované triediace systémy. Pravidelne strávte čas upratovaním, aby Váš pracovný priestor bol pripravený na prácu s čo najlepšími pracovnými podmienkami. 

2. Minimalizujte rozptýlenia

Pri práci na projektoch sa pokúste minimalizovať všetky rušivé prvky, napríklad stlmením zvonenia mobilného telefónu a uložením  ho mimo vášho dosahu. Vypnite akékoľvek hlučné zariadenie a rovnako stlmte hudbu, ktorá vám nepomáha sústrediť sa na prácu.

E-maily, sociálne médiá vás ľahko dokážu rozptýliť, keď sa snažíte byť produktívny a je tak náročné udržať si efektívny pracovný režim.  Štúdie ukázali, že dve tretiny pracovníkov strácajú každý deň svoj čas na webových stránkach, ktoré nesúvisia s danou prácou. Našťastie väčšina prehliadačov Vám umožňuje stiahnuť bezplatné pomôcky na zvýšenie produktivity tým, že  zablokujú určité webové stránky.

Jednou z ďalších účinných metód boja proti rozptyľovaniu je vytvorenie si zoznamu všetkých rušivých podnetov vo Vašej práci. Ak Vás napadne kreatívna myšlienka, neodkláňajte sa od súčasnej práce ale zapíšte si ju do Vášho zoznamu a vráťte sa k nej neskôr, keď nastane ten správny čas. Nevyhýbajte sa stykom s Vašimi kolegami, ale snažte sa socializovať  tak, aby ste sa zbytočne neodkláňali od pracovného režimu.

3. Dodržiavajte konsolidovaný harmonogram

Ak Vám bol práve pridelený veľký projekt je úplne bežné, že Vašou mysľou preteká milión rôznych myšlienok o tom, kde začať a čo budete potrebovať, aby ste svoju prácu vykonali včas. Výsledkom je, že začnete vytvárať dlhé a objemné zoznamy úloh, ktoré Vám bránia nasmerovať energiu na najdôležitejšie úlohy a činnosti. Namiesto toho, udržujte svoje zoznamy jednoduché a prehľadné a zamerajte sa na 3 až 5 najnaliehavejších a najdôležitejších úloh dňa. Vykonávajte naraz jednu hlavnú úlohu a potom prejdite na menej kritické úlohy.

Práve usporiadanie úloh na základe ich dôležitosti a naliehavosti Vám pomôže určiť časové sklzy. Ak vykonávate úlohy, ktoré pre Vás nie sú prioritné, snažte si ich delegovať na kolegov alebo eliminovať. Snažte sa priorizovať pracovné projekty na základe množstva úloh a konečných termínov. Doprajte si dostatok času na každý projekt zvlášť a nastavte si svoj vlastný časovač ako výzvu pre rýchlejšie uskutočnenie jednotlivých činností.  

4. Komunikujte s ostatnými

Bez ohľadu na to či pracujete na voľnej nohe alebo ste zamestnancom, určite nastanú situácie, kedy budete musieť pracovať s ostatnými. Odporúča sa preto, aby ste posilnili svoje komunikačné a kooperačné schopnosti. Ak tak urobíte, odstránite tým čas strávený riešením nedorozumení a nesprávnej komunikácie.

Pre zlepšenie komunikácie s ostatnými buďte vždy aktívnym počúvajúcim a snažte sa zostať pri jednej téme. V prípade ak píšete pracovný e-mail, udržujte text krátky, výstižný a poukazujte na najhlavnejšie body. Nevhadzujte príliš veľa informácií do správy, pretože tak iba pomýlite príjemcu. Množstvo pracovníkov trávi svoj čas v práci vo svojom e-mailovom priečinku, ktorý reaguje na každé upozornenie. Ako už bolo spomínané, minimalizovanie týchto druhov rozptýlenia ma kľúčový vplyv na pracovný výkon. Jedným zo spôsobov je preto jednoducho minimalizovať priečinok doručenej pošty a kontrolovať ho iba v určitých intervaloch. Pri plánovaní schôdzok, rozdávaní úloh alebo kladení otázok by vaše e-maily mali byť čo najpresnejšie. Príprava trvá o niečo dlhšie, ale v konečnom dôsledku Vám zefektívni prácu.

5. Riaďte sa pravidlom 80/20

Ďalším spôsobom, ako si určiť priority úloh je zásada pravidla objaveného talianskym ekonómom Vilfredom Paretom. Paretovo pravidlo uvádza, že 80% výsledkov bude pochádzať z 20% vloženého úsilia.

Vysoko produktívny ľudia si určia svojich najdôležitejších 20% práce s cieľom maximalizovať efektívnosť. Následne sa pozerajú na spôsoby, ako skrátiť zvyšných 80% svojho harmonogramu aby sa tak mohli venovať veciam, ktoré majú najväčší vplyv. Je preto nevyhnutné aby ste venovali viacej času, energie a úsilia činnostiam, ktoré sú považované za kritické. V praxi to znamená to, že si podrobne zanalyzujete všetko, čo počas vášho pracovného dňa robíte. Sústreďte sa najmä na úlohy, ktoré prinášajú výsledky namiesto úloh, ktoré sú na liste akoby len do počtu.