Archivácia elektronických účtovných dokumentov
Od januára 2022 už nie je potrebné účtovné doklady tlačiť a následne archivovať v papierovej forme. Elektronický dokument sa po novom považuje za riadny účtovný a daňový doklad.
Schválená novela zákona o účtovníctve platná od 1.1.2022 hovorí o tom, že už nie je potrebné účtovné doklady archivovať v papierovej forme. Digitalizáciou účtovníctva elektronický dokument vystavený dodávateľom poprípade sken tohto dokumentu nahrádza papierovú formu. Podľa schváleného zákona sa považuje elektronický dokument za riadny účtovný a daňový doklad.
Archivácia elektronických dokladov
Digitálne doklady, či už originál elektronické doklady alebo skeny týchto dokladov je potrebné archivovať na online úložisku alebo na akomkoľvek USB nosiči, pevnom disku a iných typoch offline úložísk.
Na digitalizáciu účtovníctva sa pripravili aj účtovné spoločnosti a poskytovatelia účtovných softvérov, ktorí prispôsobujú účtovné programy na to, aby skeny účtovných dokladov podnikatelia mohli ukladať a archivovať priamo v ich účtovnom softvéri. Nahratie prílohy elektronického dokladu do účtovného softvéru sa považuje za zákonom splnenú formu archivácie dokladov. Účtovné doklady je potrebné archivovať po dobu 10 rokov.
Ako je to so zaručeným elektronickým podpisom na digitálnych dokladoch?
Na originálnych elektronických dokladoch a ani na skenoch týchto dokladov nie je potrebné mať zaručený elektronický podpis. Elektronické doklady, ktoré sa archivujú musia mať svoju digitálnu značku, z ktorej sa dá zistiť kto daný doklad vytvoril alebo kto daný doklad zaúčtoval a archivuje ho. V účtovných softvéroch bude táto značka zabezpečená ak doklad zarchivuje používateľ pod svojím ID a heslom, ktoré má v účtovnom softvéri.
Čo v prípade, že faktúry a bločky dostávate v papierovej forme? Ako ich digitalizovať?
Účtovné doklady, ktoré obdržíte pri nákupe v papierovej forme alebo vám prídu poštou môžete od 01.01.2022 naskenovať prostredníctvom skenera alebo odfotiť mobilom, pričom je potrebné dať pozor na to, aby bol doklad čitateľný. Digitálne doklady je možné archivovať vo formáte PDF či JPG.
Sken dokladu by mal byť skenom originálneho dokladu, ktorý neobsahuje žiadne ďalšie údaje, ktoré podnikatelia majú vo zvyku dopĺňať na doklad ručne, napríklad interné číslo dokladu, číslo strediska alebo zákazky. Ak je potrebné, digitálne doklady si podnikatelia môžu označiť v názve súboru napr. interným číslom dokladu, číslom strediska alebo zákazky.
Akceptuje daňový úrad digitálne doklady pri vykonávanej daňovej kontrole?
Originál elektronický doklad alebo sken tohto dokladu od januára 2022 spĺňa náležitosti daňového dokladu. Archivovaný elektronický doklad, či už na online úložisku prípadne na USB nosiči alebo pevnom disku je daňovým úradom pri vykonávanej daňovej kontrole akceptovaný. V tomto prípade je však potrebné zabezpečiť elektronický prístup k účtovným dokladom pri daňovej kontrole Finančnej správe.
Digitálna forma účtovníctva
Schválená novela zákona o účtovníctve platná od januára 2022 umožňuje archiváciu a vedenie účtovníctva v elektronickej podobe. Archivácia originál papierových dokladov je však aj naďalej možná, digitálna forma archivácie je dobrovoľná a na uvážení konkrétneho podnikateľa.
Elektronické doklady = automatické zaúčtovanie digitálnych dokladov?
Nahratím originál elektronických dokladov alebo skenov týchto dokladov do účtovných softvérov sa nazdáva, že tieto elektronické doklady sa automaticky aj zaúčtujú. To však nie je pravda. V súčasnosti existujú rôzne softvéry na získavanie údajov z elektronických účtovných dokladov, ktoré zabezpečujú import dát a údajov do účtovného softvéru. Nejde však o účtovanie dokladov, ale iba o zápis údajov a dát z účtovného dokladu ako napríklad číslo faktúry, suma, dátum vystavenia dokladu, dodávateľ, IČO, sídlo firmy a iné.
Na to, aby sa účtovníctvo dalo považovať za digitálne a vznikla možnosť elektronické doklady aj automaticky zaúčtovať je potrebný vývoj a zostrojenie formy umelej inteligencie, ktorá bude elektornickým dokladom priraďovať aj zaúčtovanie. Účtovníka to však úplne nenahradí, keďže stále bude nutné zaúčtovanie skontrolovať.
Zaujala Vás naša ponuka služieb?
Uvedomujeme si, že jedným z kľúčových faktorov ovplyvňujúcich Vaše rozhodnutie je aj cena našich služieb, a tak budeme veľmi radi, keď Vám budeme môcť "ušiť" cenu na mieru.
V rámci žiadosti o cenovú ponuku nám pomôžete podrobným vyplnením kontaktného formulára. My Vás následne budeme spätne kontaktovať s pripravenou ponukou podľa charakteristík Vašej spoločnosti.
