Najčastejšie otázky k vedeniu účtovníctva v elektronickej podobe
Zákon o účtovníctve neustanovuje technické parametre, neustanovuje konkrétne požiadavky pre softvérové programy, ale stanovuje zásady, podmienky a spôsoby, ktoré musia byť v účtovníctve dodržané.
Dodržanie týchto zásad, podmienok a spôsobov má účtovná jednotka povinnosť preukázať prostredníctvom stanovených procesov v programových manuáloch a interných predpisoch.
Najčastejšie otázky
1. Je povinnosť účtovných jednotiek vyhotovovať účtovný doklad len v elektronickej podobe?
Odpoveď - Nie, účtovná jednotka nie je povinná vyhotovovať účtovný doklad len v elektronickej podobe. Ustanovenie § 31 zákona o účtovníctve definuje listinný účtovný záznam a elektronický účtovný záznam, pričom zostáva rovnocennosť obidvoch podôb (§ 31 ods. 2 zákona o účtovníctve).
Listinným účtovným záznamom sa rozumie účtovný záznam vyhotovený na papieri a tiež vytlačený účtovný záznam vyhotovený pomocou softvéru, ktorý je zaslaný a prijatý ako listina, alebo vyhotovený na interné účely účtovnej jednotky ako listina.
Elektronickým účtovným záznamom sa rozumie účtovný záznam vyhotovený:
- v elektronickom formáte a prijatý alebo sprístupnený v elektronickom formáte, pričom elektronický formát určuje vyhotoviteľ účtovného záznamu alebo je určený na základe dohody s prijímateľom účtovného záznamu,
- v súlade s § 33 ods. 3 zaslaný elektronicky, pričom môže tvoriť prílohu elektronickej pošty,
- v elektronickom formáte na interné účely účtovnej jednotky.
2. Môže účtovná jednotka, ak vykoná prevod do digitálnej formy (elektronickej podoby), účtovné doklady skartovať?
Odpoveď - Ak účtovná jednotka zabezpečí prevod tzv. transformáciu účtovných záznamov z listinnej podoby do elektronickej (technickej) podoby v súlade s požiadavkami zákona o účtovníctve (viď novela zákona o účtovníctve – zákon č. 456/2021 Z. z.), nemusí pre účely účtovníctva uchovávať/archivovať účtovné doklady v listinnej podobe (v papierovej forme), môže ich skartovať.
Uchovávanie a ochranu účtovnej dokumentácie upravuje zákon o účtovníctve, tento spôsob uchovávania je akceptovaný aj pre daňové účely (daňová kontrola - daň z príjmov, DPH). Pre účely daňovej kontroly predkladá účtovná jednotka – daňový subjekt účtovné doklady, resp. účtovnú dokumentáciu v podobe v akej ich vedie a uchováva.
Ak súčasťou účtovnej dokumentácie sú účtovné doklady, ktoré je potrebné v zmysle iných osobitných predpisov archivovať v listinnej podobe (t. j. na iné účely, nie pre účely účtovníctva), účtovná jednotka je povinná zabezpečiť ich archiváciu/uchovávanie aj v listinnej podobe (ide predovšetkým o zmluvy na právne účely, mzdová agenda na účely dôchodkového zabezpečenia zamestnancov, doklady na účely reklamácií a záruk, a pod.), prípadne ak osobitné predpisy neustanovujú inak [osobitným predpisom je napr. § 16 ods. 2 písm. e) zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, § 38 ods. 1 zákona 305/2013 Z. z. v znení zákona č. 273/2015 Z. z.] Podľa § 35 ods. 2 zákona o účtovníctve na nakladanie s účtovnou dokumentáciou sa vzťahujú všeobecné predpisy o archívnictve.
3. Je podnikateľ používajúci e-kasu klient, t.j. ERP a aj pokladnica e-kasa klient (ďalej len e-kasa klient) povinný archivovať potvrdenky z terminálu pri platbe kartou?
Odpoveď - Účtovná jednotka podľa § 49 ods. 5 postupov účtovania pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva pre podnikateľov, Opatrenie MF SR č. 23054/2002-92 v znení neskorších predpisov účtuje príjem z elektronickej registračnej pokladnice, ktorý vzniká úhradou platobnou kartou, na ťarchu účtu 315 – Ostatné pohľadávky, a to do času pripísania sumy na bankový účet. Pri pripísaní tejto sumy sa bankový účet sa účtuje na ťarchu účtu 221 – Bankové účty so súvzťažným zápisom v prospech účtu 315 – Ostatné pohľadávky.
Dokladom na účtovanie prijatej platby je doklad z e-kasy klient, pričom podľa § 4 ods. 6 zákona o účtovníctve sa jednotlivé účtovné záznamy môžu zoskupovať do účtovných záznamov obsahujúcich súhrnnú informáciu (napríklad denná súhrnná uzávierka z ERP, maximálne mesačná). Niektoré doklady z e-kasy klient obsahujú informáciu o spôsobe platby. Následne pri pripísaní prijatej platby na bankový účet je účtovným dokladom na účtovanie tejto skutočnosti výpis z bankového účtu.
Doklad z POS terminálu je kontrolným, resp. informačným dokladom najmä na účely evidencie prijatých platieb v e-kase klient a pre zákazníka.
Ak účtovná jednotka neúčtuje určité skutočnosti na základe dokladu z POS terminálu, prípadne, ak obsah týchto dokladov nedokazuje skutočnosti nepriamo v zmysle § 32 zákona o účtovníctve alebo nie sú potrebné na reklamačné alebo iné účely platby, potom nie je potrebné, aby tieto doklady z POS terminálu účtovná jednotka archivovala (POZOR: nejde o doklady z e-kasy klient).
4. Môže účtovná jednotka elektronicky uchovávať účtovnú dokumentáciu aj pred 1. januárom. 2022, t. j. pred účinnosťou zákona?
Odpoveď - Áno, účtovná jednotka môže v zmysle § 39w ods. 4 zákona o účtovníctve elektronicky uchovávať účtovnú dokumentáciu aj pred 1.1.2022. Podľa § 39w ods. 4 zákona o účtovníctve sa ustanovenie § 35 cit. zákona v znení účinnom od 1. januára 2022 môže použiť na uchovávanie a ochranu účtovnej dokumentácie, ktorá vznikla pred 1. januárom 2022 za predpokladu, že sa dodržia ustanovenia § 31 až 33 cit. zákona v znení účinnom od 1. januára 2022.
5. Firma sa rozhodla, že svoje účtovníctvo bude viesť už len v elektronickej podobe. Žiadne papierové bločky a faktúry. Účtovné doklady prefotí cez aplikáciu resp. odošle rovno do softvéru, ktorý každý jeden bloček označí časovou pečiatkou, na ktorej je čas uloženia, celková suma, kto uložil, fotka bločka. Je potrebné ešte uchovávať papierové bločky alebo stačí takýto elektronický záznam s časovou pečiatkou?
Odpoveď - Nie, účtovná jednotka, ktorá transformovala účtovné doklady spôsobom podľa § 33 zákona o účtovníctve z listinnej podoby na elektronickú podobu účtovného záznamu, nemusí uchovávať účtovné záznamy v obidvoch podobách.
Kompletný zoznam najčastejších otázok ohľadne vedenia účtovníctva v elektronickej podobe nájdete na odkaze Finančnej správy.
Zdroj - www.financnasprava.sk
Užitočné články
Chcete sa dozvedieť ďalšie užitočné informácie zo sveta účtovníctva?
