Digitalizácia účtovníctva

Vedenie účtovných záznamov v elektronickej alebo listinnej podobe? To je otázka, s ktorou sa podnikatelia stretávajú veľmi často. Prečítajte si náš článok na tému digitalizácia účtovníctva.

ARISAN digitalizacia uctovnictva

Novela zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve priniesla od 01.01.2022 elektronizáciu účtovníctva. Novela hovorí o zásadách a spôsoboch, ktoré musia byť v účtovníctve dodržané, nehovorí o konkrétnych technických parametroch a požiadavkách na softvérový program.

Podnikatelia sa musia rozhodnúť, či budú pokračovať vo vedení účtovných záznamov v elektronickej alebo listinnej podobe. Je možné využiť aj kombináciu oboch spôsobov, napríklad odberateľské faktúry viesť elektronicky a zvyšné doklady v listinnej podobe.

Digitalizácia má mnohé výhody, či už pre podnikateľov, ale aj pre účtovníkov. Medzi tieto výhody patrí:
- úspora, ide o úsporu času z hľadiska, že podnikateľ nemusí fyzicky navštíviť účtovníka, ale aj úspora peňazí, nakoľko šetrí papier a nemusí tlačiť všetky doklady, ktoré mnohokrát dostane elektronicky,
- okamžitý prístup k dokladom, účtovník ich obdrží okamžite hneď po odoslaní zo strany klienta,
- eliminácia rizika straty dokladov, po obdržaní dokladu ho možno hneď naskenovať a odoslať účtovníkovi, pričom originál dokladu už nemusíte účtovníkovi nosiť,
- šetrenie životného prostredia, doklady, ktoré Vám prídu elektronicky nemusíte tlačiť,
- transparentnosť, schvaľovanie dokumentov, triedenie, vyhľadávanie je veľkou výhodou, ktoré priniesla digitalizácia. Elektronické prostredie zaznamená, kedy presne bol dokument nahratý a predíde sa tým nedorozumeniam pri odovzdávaní dokladov.

Transformácia účtovného dokladu do elektronickej podoby

Pri transformácii listinnej podoby účtovného dokladu do elektronickej podoby je potrebné zabezpečiť:

  • Preukázateľnosť – je potrebné, aby bola dodržaná vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť. Pri transformácii musí byť zachovaná neporušenosť obsahu účtovného záznamu.
  • Transformácia účtovného záznamu môže byť vykonaná iba pri takom účtovnom zázname, ktorý nebol predmetom transformácie. To znamená, že už raz transformovaný účtovný záznam prevedený z listinnej podoby do elektronickej podoby nie je možné transformovať spätne na listinnú podobu.
  • Účtovná jednotka je povinná transformovaný účtovný záznam uchovávať v novej podobe, ktorá je výsledkom transformácie. Pre interné potreby možno vyhotoviť kópiu účtovného záznamu v listinnej podobe (napr. faktúru, ktorá sa uchováva elektronicky možno vytlačiť).

Vedenie elektronickej dokumentácie možno nasledovnými spôsobmi:
- v účtovnom softvéri, priložením účtovných dokladov vo formáte napr. pdf,
- virtuálny server – tzv. cloud,
- externé disky, USB zariadenia,
- externé spoločnosti, ktoré sa zaoberajú archiváciou.

Archivácia účtovných dokladov

Podľa zákona o účtovníctve je účtovná jednotka povinná archivovať po dobu 10 rokov:

  • účtovnú závierku, výkazy, výročnú správu,
  • účtovné doklady, účtovné knihy, zoznamy, odpisové plány, inventarizačné zápisy, inventúrne súpisy,
  • účtovné záznamy.

Mzdové listy sa odporúča archivovať 50 rokov a zamestnanecké spisy až 70 rokov.

Ak účtovný doklad prejde transformáciu na digitálnu podobu, nie je potrebné ho fyzicky uchovávať. Je však potrebné aby bola zabezpečená:
- rovnocennosť dokladov,
- podpisový záznam,
- vierohodnosť pôvodu,
- neporušenosť obsahu,
- čitateľnosť dokladu.

Vierohodnosť a neporušiteľnosť možno zabezpečiť podpisovým záznamov, čo je napríklad kvalifikovaný elektronický podpis alebo obdobný podpisový záznam nahradzujúci vlastnoručný podpis. V účtovných softvéroch osoba zodpovedná za účtovný záznam nemusí pripájať svoj podpis, ale neporušiteľnosť a vierohodnosť zabezpečí prihlásením sa do účtovného softvéru.

Elektronickým uchovávaním faktúr v súlade so zákonom o DPH je uloženie údajov, ktoré bolo vykonané prostredníctvom zariadenia na spracovanie, vrátanie digitálnej kompresie, uchovávanie údajov použitím optických, rádiových, drôtových a iných elektromagnetických prostriedkov. Daňovník je povinný v prípade daňovej kontroly umožniť daňovému úradu prístup k faktúram, ktoré uchováva elektronicky, umožniť ich sťahovanie a používanie.

Užitočné články

Chcete sa dozvedieť ďalšie užitočné informácie zo sveta účtovníctva?